Onze aanpak
In de moderne zakelijke wereld wordt voortdurende verbetering beschouwd als een essentieel element voor het behalen van succes en het handhaven van concurrentievoordeel. Organisaties streven er voortdurend naar om processen te optimaliseren, productiviteit te verhogen en de kwaliteit van hun producten en diensten te verbeteren. Er zijn verschillende methoden en benaderingen ontwikkeld om deze doelen te bereiken. Om de hele organisatie mee te nemen is een stapsgewijze weg naar voortdurende verbetering (Continuous Improvement) vanuit veranderperpectief het beste. Een beproefde methode is om de mensen van de werkvloer aan de gang te laten gaan met Kaizen.
Kaizen: stapsgewijze continu verbeteren
Kaizen, een Japans woord dat “verandering ten goede” betekent, is een filosofie die gericht is op het behalen van verbeteringen door middel van kleine, incrementele stappen. Het idee achter Kaizen is eenvoudig maar krachtig: door voortdurend kleine verbeteringen aan te brengen in processen en procedures, kunnen organisaties grote veranderingen teweegbrengen op de lange termijn. Deze filosofie legt de nadruk op betrokkenheid van medewerkers, teamwork en een cultuur van voortdurende verbetering. Kaizen kun je in kleine groepjes doen. Sommige verbeteringen moeten echter iets groter worden aangepakt, omdat het meerdere afdelingen of soms het hele integrale proces behelst. Hieronder een uiteenzetting van de high level stappen van een grotere integrale Kaizen.
BEHOEFTE VANUIT BUSINESS BEPALEN
DEFINIËREN PROBLEEM
We definiëren gezamenlijk welk integraal proces de meeste pijn heeft maar ook realistisch is qua scope en haalbaarheid om op te pakken. Bijvoorbeeld: “Eerste contact met klant tot factuur naar de klant verstuurd”. Dit kan ook komen vanuit Strategie Ontwikkeling of Hoshin Kanri.
HUIDIGE SITUATIE
Analyse feitelijke manier van werken
Veranderingen in de huidige manier van werken, betekent een cultuurverandering. Vandaar dat Waardestroom Analyse (Value Stream Mapping) volgens ons een goed instrument is om gezamenlijk met de verschillende betrokken in het proces, de zogenaamde “subject matter experts”, het integrale overzicht visueel te schetsen.
ANALYSE
Bewustwording door inzicht
Het eerste doel is om transparantie te krijgen in de feitelijke huidige manier van werken en de logica erachter. Dit bevordert de bewustwording bij de verschillende betrokkenen.
GRONDOORZAKEN vinden
Hierna verdiepen we ons in de grondoorzaken van de verschillende symptomen. We willen de impact zoveel mogelijk kwantificeren.
TOEKOMSTIGE SITUATIE
Realistische nieuwe manier van werken
Vervolgens gaan we met alle (nieuwe) informatie en inzichten die we hebben gezamenlijk een nieuw proces maken, waarbij de problemen worden aangepakt. De stappen die geen waarde toevoegen zullen we zoveel mogelijk elimineren, terwijl het geleverde product/dienst beter moet aansluiten bij de klantbehoeften.
Uitvoeren en borgen van acties
Acties opvolgen
Na het schetsen van het nieuwe proces zal er een actielijst komen met resultaatgerichte acties die we binnen 90 dagen geïmplementeerd willen hebben. Hierna gaan we het ook echt uitvoeren ! De meeste acties zullen de werknemers zelf doen, bij bepaalde acties zullen wij ook helpen implementeren. Wij borgen de voortgang van de acties d.m.v. de dagstarts en wekelijkse voortgangsmeetings. We ondersteunen bij de daadwerkelijke uitrol van het nieuwe proces, zodat het niet een plan in bureau la wordt, maar ook echt uitgevoerd wordt ! Dit kunnen ook hele pragmatische acties zijn, zoals 5S op en werkplek uitvoeren.
A3 methodiek project aanpak
Hierboven is een uiteenzetting van de high level stappen van een integrale Kaizen. Uiteraard kunnen Kaizens ook hele korte verbetersessies zijn waarbij de juiste mensen zich over het probleem buigen en een oplossing bedenken en testen.
Wij kunnen helpen bij het leren hoe je een kaizen doet, grote trajecten begeleiden, maar ook support bieden met het voortraject en eventuele coaching bij de opvolging hiervan. Ook integreren we dit vaak in het operationele management om de opvolging en afspraken te borgen.